XRechnung erklärt: Deutschlands E-Rechnungsformat, Fristen und die Leitweg-ID

Aktualisiert am 2026-11-13

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XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie ist eine nationale Ausprägung (eine „CIUS“) der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT im Auftrag von Bund und Ländern gepflegt. Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, kein PDF.

Dieser Ratgeber ist eine verständliche Zusammenfassung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie die offiziellen Informationen auf e-rechnung-bund.de und xeinkauf.de und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Ab wann deutsche Unternehmen E-Rechnungen nutzen müssen

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) wird die Pflicht schrittweise eingeführt:

Ab	Was sich ändert
1. Januar 2025	Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen senden.
1. Januar 2028	Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen senden.

Einige Rechnungen sind ausgenommen, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) galt die E-Rechnung schon früher.

Eine E-Rechnung in Deutschland muss keine XRechnung sein. Andere Formate nach EN 16931, etwa ZUGFeRD / Factur-X in einem geeigneten Profil, werden ebenfalls akzeptiert. XRechnung ist das Format, das Behörden verlangen, und wird auch zwischen Unternehmen häufig genutzt.

Was eine XRechnung zusätzlich zu einer normalen EU-E-Rechnung braucht

XRechnung ergänzt deutsche Regeln (mit Kennungen, die mit BR-DE- beginnen). Diese fallen am meisten auf:

Anforderung	Regel
Kontakt des Verkäufers: Name, Telefon und E-Mail	`BR-DE-2`, `BR-DE-5`, `BR-DE-6`, `BR-DE-7`
Ort und Postleitzahl von Verkäufer und Käufer	`BR-DE-3`, `BR-DE-4`, `BR-DE-8`, `BR-DE-9`
Käuferreferenz (bei Behörden: die Leitweg-ID)	`BR-DE-15`
Zahlungsanweisungen (zum Beispiel Ihre IBAN)	`BR-DE-1`
Eine korrekte IBAN bei Zahlung per SEPA-Überweisung	`BR-DE-19`

Empfohlen wird außerdem, das Liefer- oder Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum anzugeben.

Was ist eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID ist eine Adressierungskennung, die einer deutschen Behörde sagt, welche ihrer Stellen Ihre Rechnung erhalten soll. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz der XRechnung.

Sie wird von der Behörde vergeben, nicht von Ihnen. Sie steht meist in den Bestell- oder Vertragsunterlagen; andernfalls fragen Sie die Behörde danach.
Sie ist nicht dasselbe wie die Peppol-ID der Behörde, auch wenn beide ähnlich aussehen können. Im Peppol-Netzwerk nutzen deutsche Behörden für ihre elektronische Adresse das Schema 0204.
Eine fehlende oder falsche Leitweg-ID ist ein häufiger Grund für abgelehnte Rechnungen an Behörden.

Eine XRechnung erstellen und prüfen

Prüfen: Ziehen Sie eine beliebige XRechnung (UBL) in Rechnung prüfen. Sie wird in Ihrem Browser nach den offiziellen Regeln von EN 16931 und KoSIT XRechnung geprüft; die Datei wird nicht hochgeladen.
Erstellen: Wählen Sie im Rechnungstool das Format XRechnung 3.0. Das Tool zeigt vor dem Herunterladen jede noch fehlende deutsche Anforderung an. Die XRechnung-Ausgabe gehört zu Pro.

Wie Sie eine XRechnung anschließend versenden, lesen Sie in So versenden Sie eine E-Rechnung.